Asiakas sai vuodessa satoja laskuja paperisena sekä sähköpostitse liitetiedostoina pdf-muodossa. Laskujen käsittelyyn käytettiin vuodessa kymmeniä työtunteja niiden muuntamiseksi sähköiseen muotoon ja taloudenhallintaohjelmistoon syöttämiseksi.
Prosessien automatisaatio aloitettiin ohjaamalla paperilaskut skannauspalveluun, josta ne lähetettiin asiakkaalle pdf-tiedostoina takaisin. Seuraavassa automatisaation vaiheessa sähköiset laskut ohjattiin yhteiseen osoitteeseen, jossa OCR-ohjelmiston avulla laskut muutettiin kuvasta tekstiksi. Tätä varten kuvantunnistusta opetettiin tunnistamaan laskuista keskeiset kentät joiden perusteella voitiin luoda oikeat kirjaukset taloudenhallintaohjelmistoon. Viimeisessä vaiheessa rakennettiin integraatio OCR-skannauksen ja taloudenhallinnan välille, jolloin keskeiset tietokentät pystyttiin syöttämään suoraan digitaalisina taloushallintaohjelmistoon.
Ylläkuvattujen prosessien automatisointien jälkeen taloushallinnolta väheni työmäärä 90%. Jäljelle jäänyt manuaalinen työ koostui skannattujen ja kirjattujen laskujen tietojen tarkastaminen ennen niiden siirtoa maksuun.
Oletko kiinnostunut selvittämään teidän organisaationne mahdollisuudet laskujen käsittelyn automatisaatioon? Ota yhteyttä asiakkuusvastaaviimme ilmaista arviointia varten!
Roktor Oy
Y-tunnus: 3002428-1
Tykistökatu 4 B
Turku, Finland
Email: roktor@roktor.fi
Puhelin: +358 45 348 3825